Списки дел считаются разрекламированной штукой, но планирование само по себе очень полезно – с точки зрения психологии и продуктивности
Долгое время я выступал против списков дел, предпочитая гибкость. Мне казалось, что список свяжет меня конкретными задачами. Но постепенно моё мнение изменилось. Чем больше у меня появлялось работы, тем сильнее становилась необходимость иметь чёткий план действий под рукой. С некоторых пор я даже стал добавлять какие-то задачи в свой недельный календарь. Другими словами, я стал планировщиком против своей воли.
Оглядываясь назад, я понимаю, что это было не так уж и сложно. По факту, есть как минимум три психологических профита от простого действия по составлению списка первоочередных задач — даже если вы на самом деле не выполняете их.
Составляя список задач, вы действуете точно так же, как если бы вы конспектировали лекцию. Делая заметки, вы фильтруете внешнюю информацию, формулируете тезисы и только потом записываете их. Исследования демонстрируют, что подобные записи помогают организовывать информацию и лучше её запоминать, чем если бы мы просто слушали или читали.
Составление списка задач — схожий ментальный опыт. Даже если вы сначала тратите некоторое время на обдумывание того, что необходимо сделать, сам процесс составления списка и расстановка приоритетов заставляет прилагать дополнительные усилия.
Это имеет значение. Ваш мозг решает какие части информации стоит отложить, частично опираясь на то сколько усилий вы на них потратили — так что чем больше вы мысленно взаимодействуете с информацией, тем лучше её помните.
Вот почему иногда так неожиданно легко вспомнить что там следующее по списку дел, даже если вы в него не смотрите.
Для большинства людей основной проблемой является не сохранение концентрации много час за часом и день за днём, а уверенность, что достигается результат, который наполняет работу смыслом. Очень часто мы ставим себе широкие, абстрактные цели, которые надеемся достичь за недели или месяцы. Проблема, однако, заключается в том, что это трудно сделать, не разбив их предварительно на взаимосвязанные наборы конкретных действий, которые можно совершать ежедневно, еженедельно, ежемесячно.
Представьте что вы пытаетесь написать книгу. У вас не получится это сделать без составления плана, затем многих часов письма и, наконец, долгой редактуры того, что написано. То есть вам нужен план, состоящий из маленьких подцелей, которые приведут вас к большому, более абстрактному результату — рукописи, которой вы будете гордиться.
Когда вы обдумываете эти маленькие задачи, вам открываются новые шаги — которых было не видно при изначальном определении цели.
Они не были видны до того, пока вы не начали размышлять обо всём, что требуется, чтобы достичь желаемого. Так что даже если ваш план в процессе работы изменится, процесс обдумывания требуемых шагов может помочь закончить работу.
Планы и списки дел остаются незавершёнными по множеству причин. В ходе работы возникает большое количество неожиданных и отвлекающих событий. Ежедневный поток электронных писем и сообщений в групповых мессенджерах регулярно угрожает другой активности, а что уж говорить о рабочих совещаниях, в которых постоянно приходится участвовать.
Но после того как вы определите задачи, которые необходимо выполнить, то придётся освободить какое-то время рабочего дня чтобы записать их в календарь.
Ведение календаря — само по себе полезная штука для борьбы с неожиданностями, с которыми мы всегда сталкиваемся. Он выводит ваш мозг из рутины и заставляет думать о долгосрочной перспективе.
Распланируйте вашу активность на несколько недель вперёд пока в вашем календаре есть свободные места. Запишите время для наиболее важных задач, которые позволят достичь долгосрочных целей.
Вы можете обнаружить, что в вашем календаре нету достаточного количества свободного места для новых задач — и это тоже нормально. Когда такое происходит — это чёткий сигнал о том, что вы загружены менее важной работой, которая отвлекает вас от по-настоящему важных задач. И если календарь помог вам заметить это — отлично! Это само по себе уже результат.
Если вы можете контролировать свой график, то, возможно, пришло время изменить приоритеты вашего рабочего дня. Если же ваш график определяется требованиями кого-то другого, тогда попытайтесь добиться его изменения.
В любом случае основная идея заключается в том, что вы не можете ничего этого сделать без первоначального составления плана или списка дел. Таким образом, даже если вы не можете похвастаться хорошей самоорганизацией и некоторые пункты из списка выполнить не удастся, вы всё равно получили определённую пользу. Вы смогли посмотреть вперёд и оценить то, что ранее было скрыто на вашем пути к достижению цели. И это может быть более важным в долгосрочной перспективе, чем выполнение какой-то задачи здесь и сейчас.
Из: Fastcompany
